1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
4. GLOSARIO
5. MARCO LEGAL
6. PRINCIPIOS
7. DERECHOS Y DEBERES
8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
10. AUTORIZACIÓN
11. DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
12. AVISO DE PRIVACIDAD
13. GARANTÍAS DEL DERECHO AL ACCESO
14. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS,
PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUSPENSIÓN DE DATOS
15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
16. VIGILANCIA
17. VIGENCIA
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, PSICOTIPS S.A.S., adopta la presente política para el tratamiento
de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que
en el futuro se obtengan en el ejercicio de la actividad económica del negocio.
De esta manera, PSICOTIPS S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la
intimidad, el buen nombre y demás concordantes, en el tratamiento de los datos personales, y en
consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad,
veracidad o calidad, transparencia, acceso, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales,
laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a PSICOTIPS
S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Empresa, sus directores,
administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o
con los que la Empresa tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.
Todos los Colaboradores de la Empresa, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta
Política en el desarrollo de sus funciones..
PSICOTIPS será la responsable del tratamiento de los datos personales.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal,
serán aplicables las siguientes definiciones:
• Constitución Política, artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, PSICOTIPS S.A.S. aplicará de
manera armónica e integral, los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar él
tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
• Principio de legalidad: el tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá
estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
• Principio de finalidad: el tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer
a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de libertad: el tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a
obtener de PSICOTIPS S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente
ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en
la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados.
• Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de PSICOTIPS
SAS, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de
datos personales están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende él
Tratamiento.
7.1 Derechos de los titulares de la información: De acuerdo con lo contemplado por la
normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los
derechos de los titulares de los datos personales:
su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la
autorización
sus datos personales.
veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento
ante PSICOTIPS S.A.S.,
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
que le ponga a disposición PSICOTIPS S.A.S.,
apoderamiento.
7.2 Deberes del responsable de la información
PSICOTIPS S.A.S., reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y
en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto,
PSICOTIPS S.A.S., utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades
autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, PSICOTIPS S.A.S., tendrá los siguientes
deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta
materia:
data.
tratamiento de datos personales.
asisten en virtud de la autorización otorgada.
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
comprensible.
respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las
medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
autorizado de conformidad con lo establecido.
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Comercio sobre el tema en particular.
lo previsto en la ley 1581 de 2012.
aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
en la ley.
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con
la calidad del dato personal.
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
conocimiento de ello.
encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre
protección de datos personales.
Categoría especial de datos
8.1. Públicos: Se trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza
pública. Esta situación no implica que se adopten medidas necesarias para garantizar el
cumplimiento de otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012
8.2. Sensibles: Estos datos personales se tratan si es estrictamente indispensable y se
solicitará consentimiento previo y expreso de los titulares (Representante legal, apoderado)
informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento y los requisitos para su autorización.
Excepto cuando:
a) En los casos que por ley sea requerido el otorgamiento de autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado.
c) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares.
8.3. Datos personales de niños, niñas y adolescentes: Los menores de edad son titulares
de sus datos personales y por lo tanto, portadores de los derechos correspondientes. De
acuerdo con lo previsto en la Constitución Política, en concordancia con el Código de la
infancia y la adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y
aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial
cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las
opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún
tratamiento de sus datos
PSICOTIPS S.A.S., podrá hacer uso de los datos personales para:
incluida el pago de obligaciones contractuales.
y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por PSICOTIPS S.A.S., y/o por terceras personas.
de datos de PSICOTIPS S.A.S.,
privacidad respectivo, según sea el caso.
filiales, vinculadas, o subordinadas de PSICOTIPS S.A.S. Ubicadas en Colombia o
cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los
fines aquí indicados.
Para el caso de datos personales sensibles, PSICOTIPS S.A.S., podrá hacer uso y tratamiento
de ellos cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea
requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar
a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se
requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
PSICOTIPS S.A.S., solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos
Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento de acuerdo con lo dispuesto a la ley.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por la compañía, tales como:
• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos
• Mediante conducta concluyente, siempre y cuando esta no se de a entender de forma
Inequívoca que se está dando autorización o de aceptación expresa a los Términos y
Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los
participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso la compañía asimilará el silencio del Titular a una conducta
inequívoca.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo
impida una disposición legal o contractual. Para ello, PSICOTIPS S.A.S., establece
mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan a Titular revocar su
consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados
en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias
La revocación del Consentimiento puede darse:
• La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que
PSICOTIPS S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del Titular;
• La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo
para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la
revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos
que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y
con los que el Titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria,
indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis
se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a
disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de
este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas
de tratamiento de información de PSICOTIPS S.A.S., y que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en
ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de
tratamiento de información.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, PSICOTIPS S.A.S., pondrá a
disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su
representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los
respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos
que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno
y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
El responsable de Protección de Datos de PSICOTIPS S.A.S., será el encargado de recibir,
gestionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que presenten los Titulares, causahabientes
o apoderados.
Consultas: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular
que repose en PSICOTIPS S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro
individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales PSICOTIPS S.A.S.,
garantiza:
informados en el aviso de privacidad.
solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de
los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
Reclamos: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un
reclamo ante PSICOTIPS S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
electrónico info@soypsicotips.com o mediante comunicación escrita dirigida al domicilio
principal de PSICOTIPS S.A.S, con la identificación del titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera
hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien
reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda
en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta
se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
Petición de actualización y/o rectificación: PSICOTIPS S.A.S rectificará y actualizará, a
solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad
con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
físico dirigido al domicilio principal de la sociedad indicando la actualización y/o
rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar
medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el
aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Petición de supresión de datos: el titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a
PSICOTIPS S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
recabados.
fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
PSICOTIPS S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia
PSICOTIPS S.A.S podrá negar el ejercicio de este cuando:
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, PSICOTIPS
S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
La Empresa utiliza medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos de su oficina.
En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante
la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.
La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad,
mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de la empresa, así mismo,
como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.
La empresa no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie
orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.
La presente política rige a partir del 1 de julio de 2023 y deja sin efectos los reglamentos o
manuales especiales que se hubiesen podido adoptar con anterioridad.
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